Объяснительная записка – это внутренний документ, составляемый работником по устному или письменному требованию руководства.
О том, что писать в объяснительной записке часто задумывается каждый второй работник, особенно если его функции не связаны с составлением документации или он не имеет опыта делопроизводства.
В каких случаях пишется объяснительная записка?
Закон требования к объяснительной и случаи ее написания не устанавливает. Локальные нормативные акты могут указывать отдельные случаи, когда от работника потребуется письменное объяснение, но это не ограничивает начальство в истребовании документа и в любых других случаях.
Наиболее часты случаи, когда начальник требует объяснительную:
- Опоздание или невыход на работу, самовольное оставление рабочего места;
- Неподобающий внешний вид, занятие посторонними делами на рабочем месте;
- Ошибки или недостатки в работе;
- Проведение служебной проверки;
- Необходимость установления причин происшествия, ошибки, внутренней проблемы в компании.
Также руководитель может потребовать написать объяснительную записку от работника в любой другой ситуации, когда ему это нужно. Чаще всего поводы для написания записки не самые приятные, связанные с нарушениями дисциплины, трудового распорядка или при ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
На чье имя пишется объяснительная записка?
На имя руководителя или иного должностного лица компании, уполномоченного на выполнение распорядительных функций.
Это могут быть, например:
- Генеральный или исполнительный директор;
- Начальник отдела;
- Работник кадровой службы;
- Иные лица, в чьем подчинении находятся сотрудники или же на кого возложены контрольные функции.
Как пишется объяснительная записка руководителю?
- В правом верхнем углу пишется обращение к руководителю. Наименование компании, ФИО начальника. Чуть ниже – должность и ФИО работника.
- Посередине пишется название документа.
- Излагаются обстоятельства случившегося, даются объяснения их причин и причастность работника к событиям/происшествиям.
- Ставится дата и подпись.
Для наглядности ниже приводим пример написания объяснительной записки на имя руководителя. Сразу обращаем внимание, что установленных законом требований к объяснительной нет и при ее составлении работник разве что может (при этом даже не обязан!) руководствоваться общими положениями делопроизводства.
Как пишется объяснительная – образец
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову Ивану Петровичу
Ведущего бухгалтера
Петровой Марии Ивановны
Объяснительная
По факту опоздания на работу могу пояснить, что мою автомашину заблокировал сосед на парковке во дворе. Я не смогла выехать вовремя к месту работы, будучи вынужденной дозваниваться до него. Вызвать такси в 8 часов утра без длительного ожидания не было возможности, из-за чего я опоздала на работу примерно на 1 час 30 минут. Начальника отдела о своем отсутствии я проинформировала к началу рабочего дня.
01.03.2018 года Подпись
Объяснительная передается непосредственно руководителю или его секретарю. Опытные сотрудники отдела кадров и юристы рекомендуют предварительно сделать ксерокопию и получить от принимающего записку сотрудника подпись о принятии. Это исключит случаи, когда секретарь потеряет документ, а руководство решит, что вы проигнорировали указание.
О чем еще нужно знать, чтобы правильно писать объяснительную?
При ее составлении важно помнить следующие правила:
- Лаконичность – пишите по существу запроса начальства, не перегружайте документ лишней информаций;
- Корректность – избегайте просторечных выражений, ругательств;
- Факты – указывайте даты, время, места, названия документов – то есть точные сведения, которые можно проверить/уточнить.
В идеале объяснительная должна отвечать на следующие вопросы:
- Кто?
- Что сделал?
- Когда?
- Почему/что послужило причиной?
Все остальное – лишнее.
Не повод для волнений
Не стоит впадать в панику и срочно искать, как пишется объяснительная записка начальнику, если вас вдруг попросили ее подготовить – запрос объяснений в письменном виде от работника вполне обычная процедура. Конечно, выводы могут быть различными, но они будут зависеть отнюдь не от правильности составления объяснительной записки.
Если вам нужна консультация юриста по вопросам трудового права – звоните прямо сейчас нашим специалистам и задайте интересующие вас вопросы!